電話対応の時はそれに集中することが基本

電話対応をする時は、それに集中することが基本となります。

要するに、他に作業をしながら電話対応をするのは、相手にとっても失礼になりますから、たとえ大事な作業中であっても、電話対応の時はそちらに集中するようにしましょう。

他に何か作業をしながら電話対応をしてしまうと、大事なことを聞き逃してしまう可能性があるのです。

また、間違った言葉遣いをしてしまったり、つい話を流してしまったりして、相手を不快にさせてしまうケースも多いのです。

そして何より、作業の方でもミスが生じる可能性が高くなってしまうため、そちらにも大きな影響を与えかねないのです。

だからこそ、相手のことを考えても、自分の会社のことを考えても、電話対応に集中すべきだと言えるのです。

さて、電話対応で相手を不快にさせないためには、挨拶をしっかりとする、お礼の言葉を必ず述べる、相手が聞き取りやすいよう話すことが前提となります。

もちろん、敬語の正しい使い方や、ビジネス用語の使い分けも大事ではありますが、それ以前の基本が何よりも大事だと言えるので、まずはそこから意識するようにしましょう。

多少敬語の使い方などが間違っていたとしても、印象の良い話し方を心がければ、決して相手を不快にさせることはないのです。

だからこそ、上記の基本はしっかりとマスターしておくようにしましょう。

あとは、電話対応を上手に行うためには、慣れることが大事になります。

若いうちに積極的に電話対応を行うようにして、少しでも多くの経験を積むようにしましょう。

ただ、当然ですが自分で対応できないケースもあるわけですから、その際には先輩や上司に変わってもらうようにしましょう。

また、他の人の電話対応を見て、それで勉強することも大事だと言えます。